domingo, 4 de outubro de 2009

Armazenamento na nuvem - Serviços de calendário online põem fim à bagunça

2009: nada de perder compromissos

Serviços de calendário online põem fim à bagunça de agendas e permitem enviar convites e lembretes automáticos


segunda-feira, 12 de janeiro de 2009 20:15
por
Juliana Rocha
Cansado de esquecer compromissos por anotá-los naquele ‘post-it’ que sempre acaba perdido ou na agenda que ficou trancada na mesa do escritório? Se você não tem uma secretária ciosa e costuma se perder entre diferentes agendas de papel, está na hora de experimentar os calendários online.

Serviços oferecidos pelo Yahoo, Google e Microsoft, entre outros, podem tornar seu 2009 bem mais simples e deixar tanto amigos como chefes mais satisfeitos graças à recém-adquirida "memória de elefante digital".

É o que mostra a experiência de Felipe Frade, de 24 anos. O designer que vive em Olinda (PE) usa o serviço de calendário online gratuito Remember the Milk (RTM) desde 2003. "Além de ter sido salvo do esquecimento inúmeras vezes, consegui otimizar o trabalho ao compartilhar as tarefas entre os membros de minha equipe."

Além de reunir em um único espaço todos os seus compromissos, os calendários online garantem o acesso à agenda (e sua alteração) de qualquer dispositivo conectado à internet. Seja um computador ou um celular 3G. Permitem encaminhar convites para outras pessoas que também deverão participar de determinada atividade e enviar lembretes de datas e horários por mensagem de celular e programas como o MSN e o Gchat (veja peculiaridades de cada serviço na página L4).
"É difícil se libertar do papel, principalmente se você não tem um aparelho portátil para acessar os sites", pondera o gerente financeiro Fabrício Zeferino, de 24 anos. "Mas, ao descobrir esses sistemas, realmente me desfiz da antiga agenda. A vantagem é que seja no trabalho, na faculdade ou em casa, tenho à mão os meus compromissos, sem medo de perder nada."

Zeferino usa a Agenda do Google e o RTM há seis meses. No calendário oferecido pelo Google, grava os compromissos perenes como reuniões e encontros periódicos do escritório. "Com a função de envio de SMS, sou avisado sobre cada novo compromisso", diz.

Já no RTM, registra as atividades a serem cumpridas pelos outros funcionários. "São tarefas como ir ao banco ou assinar um contrato, por exemplo. Como esse calendário é compartilhado, consigo controlar o que cada um está fazendo."

Enquanto Zeferino prefere manter suas contas separadas, a estudante Yasmin Medeiros aproveita a integração entre os calendários e outros serviços online, como as páginas pessoais e o e-mail (veja ao lado). "Uso um aplicativo do RTM em meu iGoogle. Nunca tive problemas com a configuração dos serviços integrados. É fácil."

A paraense de 20 anos conta que, graças ao uso do calendário online, evitou perder a rematrícula em sua faculdade. "Viajei no período em que deveria fazer isso, mas no último dia do prazo recebi um alerta por e-mail. Liguei para os meus pais e pedi que imprimissem e pagassem o boleto para mim."

Embora os usuários desses serviços de maneira geral os elogiem, ainda há espaço para melhorias. É o que afirma o advogado carioca Eduardo Souza, de 25 anos. "Uso esse tipo de serviço online há três anos, mas ainda falta ser possível concentrar em um calendário entradas de diversas fontes", diz. "No RTM ainda há uma limitação de caracteres nos lembretes enviados via SMS, o que pode comprometer a leitura."

Integração com celular atrai novos usuários
Receber alertas via e-mail ou mensageiro instantâneo ajuda bastante a evitar que compromissos importantes venham a ser esquecidos. Mas e se justo naquele momento você não estiver no computador ou não puder acessar a internet?

Segundo o advogado Eduardo Souza, a "capacidade de enviar lembretes via mensagens de texto do celular foi decisiva"para que ele optasse por adotar um calendário online. Outro usuário, o designer Felipe Frade, reforça: "O envio de SMS é o recurso que mais utilizo para ser avisado dos meus futuros compromissos."

Além dos avisos enviados pela web, tanto o serviço do Google quanto o popular Remember the Milk (RTM) possibilitam o envio de lembretes por SMS. Usuários do Calendário do Google podem cadastrar números da operadora de telefonia móvel TIM em suas contas para obter o serviço sem nenhum custo. Já adeptos do RTM contam com essa facilidade tanto para telefones da TIM quanto para os da Claro.

Embora o Yahoo também ofereça essa opção em sua versão em língua inglesa, ainda não estão listadas operadoras de telefonia móvel brasileiras.

Para configurar um número de telefone para recebimento dos avisos no Calendário do Google, deve-se ir em Configurações e na aba Configuração do celular.

Após preencher o número antecedido pelo código do Brasil (+55) e o DDD, é preciso esperar por um SMS de confirmação do buscador. O SMS contém uma sequência numérica de seis dígitos que deve ser copiada no campo Código de confirmação nas Configurações do calendário. Feito isso, basta clicar no botão Concluir Configuração para que a função seja habilitada.
O procedimento no RTM é bem mais simples. Basta clicar em Configurações e preencher o número do aparelho. Pronto: o celular já está configurado para receber os dados sobre os compromissos cadastrados na conta.

Agenda aberta ou fechada?

Ao criar uma conta em um dos serviços de calendário online ou associar a função à conta de e-mail no caso de usuários do Gmail, Yahoo Mail ou Outlook 2007, não é necessário preencher nenhum longo formulário ou mesmo fazer complicadas configurações.

Esses serviços já vêm previamente programados, com opções para tratamento padrão de cada compromisso salvo, como o envio de e-mail lembrete na véspera da atividade ou pop-up minutos antes de começar.

É claro que é possível inserir ordens diferenciadas para cada compromisso salvo. Para modificar alguma configuração, na maioria dos serviços online deve-se clicar no menu Configurações, no campo superior direito da tela.

Um item importante a ser observado com atenção a cada nova entrada é como ela será "divulgada". É possível compartilhar seus compromissos com o mundo - listando-os, por exemplo, nos resultados dos buscadores - ou apenas com amigos selecionados. No Google, por padrão, o primeiro calendário é privado, podendo ser acessado e editado apenas por seu criador. Mas é possível criar um segundo calendário aberto aos olhos (e dedos) alheios. Vá em Configurações, na aba Agenda e clique no botão Criar Nova. Após preencher nome e dados relativos ao fuso horário, clique no menu Compartilhar essa Agenda e selecione os e-mails de quem deverá ter acesso. Defina também que privilégios os contatos terão: ler apenas ou ler e editar. Não há limite de criação de calendários.

No Yahoo, o calendário é por princípio privado, podendo conter determinadas entradas públicas. Mas não há chance de criação de múltiplas planilhas.



Enviar convite é fácil


Então você vai fazer um jantar para comemorar seu aniversário na sexta-feira? Que tal anotar em seu calendário online e convidar automaticamente todos os seus amigos? Isso é possível assim que você registra qualquer novo evento no serviço.

No Google e no Yahoo, basta listar os e-mails que deverão ter acesso àquela informação e uma mensagem automática será então enviada com data, horário, endereço e descrição do evento.

Já no Remember the Milk (RTM) é preciso primeiro cadastrar um contato, pelo e-mail ou com sua identidade no serviço. Infelizmente pelo RTM só é possível compartilhar uma tarefa com quem também já for usuário do calendário.

Outra função útil oferecida tanto pelo serviço do Google quanto pelo do Yahoo é a possibilidade de confirmação da presença dos convidados no próprio e-mail convite. Acionando um link incluído na mensagem, seus amigos podem tanto avisá-lo sobre a intenção de comparecer ou não àquela atividade como inclui-la automaticamente em seus próprios calendários online.

Apesar de o RTM não oferecer essa opção, ao ser integrado ao Google ou ao Outlook, programa de e-mail que também tem função de calendário, é possível contornar essa limitação.



Outlook também permite compartilhar calendário


Há um calendário digital mais próximo do que você imagina, se já for usuário dos principais softwares da Microsoft: o programa de e-mail Outlook 2007, bastante usado no País, também traz a função de calendário.

Para abrir a planilha com a agenda semanal, basta clicar na aba Calendário na barra lateral à esquerda.

Como um programa instalado no PC, o Outlook garante a privacidade absoluta de seus dados. Mas não necessariamente traz para o suporte digital a principal limitação apresentada pelas agendas de papel: a dificuldade de acessar diferentes calendários e coordenar os dados anotados em cada um deles.

É possível compartilhar (e sincronizar) os compromissos salvos no calendário do Outlook de duas maneiras: enviando a anotação por e-mail para os amigos ou colegas de trabalho ou publicando-a na internet.

Ao enviar por e-mail, perde-se a possibilidade de sincronização ou atualização. O que é enviado é uma cópia do instantâneo do calendário no momento da redação do e-mail. Já a publicação na web permite que mudanças ou inclusões sejam informadas automaticamente aos contatos selecionados. Para publicar um calendário, basta clicar na opção Publicar meu calendário à esquerda.

Assim como o serviço do Google, o calendário da Microsoft também permite a criação de diversas planilhas, que podem conter separadamente os compromissos profissionais e pessoais, facilitando o gerenciamento e a decisão de publicação online das tarefas.

A cada inclusão de compromisso é possível enviar um convite automático por e-mail. Basta clicar no botão Convidar Participantes e selecionar um contato na lista ou digitar o e-mail.

Integração com o RTM O Outlook também pode ser integrado ao calendário online Remember the Milk (RTM), bastante popular. Para tal, é preciso criar uma conta no serviço online e clicar no link iCalendar, listado na caixa localizada à direita da tela na página inicial do RTM.

Um pop-up será aberto oferecendo o Outlook como um dos programas passíveis de receber dados do serviço. Ao escolhê-lo, seu Outlook será aberto e um calendário local terá sido criado. As alterações feitas de qualquer máquina ou aparelho celular poderão ser importadas para esse calendário.



Outros serviços


Zoho Plannr No serviço que usa o OpenID, iniciativa online que surporta o uso do mesmo nome de usuário e senha para diferentes serviços, é possível armazenar e consultar imagens e outros arquivos pessoais de qualquer PC.
30Boxes O serviço gratuito visa ajudá-lo a lembrar especialmente de aniversários e outros compromissos da esfera pessoal. Suporta integração com o Remember the Milk (RTM).

Calgoo Software gratuito com visual ‘clean’ permite a adição de calendários do Google, do RTM, Yahoo e Outlook. Com ele, você edita seus compromissos no desktop e só se conecta quando desejar atualizar os dados online.
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